Vyskúšať eWay-CRM
Viac info o eWay-CRM
Vyskúšať eWay-CRM

Jednoduchý prístup

k informáciam

 

Prečo CRM v Outlooku?

<< Späť

 

Prečo CRM v Outlooku?

 

Aké sú výhody integrácie CRM softvéru s Microsoft Outlook? Pozrite sa.

 

Prečo by ste si mali zvoliť CRM softvér integrovaný priamo do vášho Outlook namiesto bežného CRM?

 

Rovnako ako každá firma sa aj vy určite sústredíte na budovanie vzťahov s klientmi. Pre ich spokojnosť (a tým pádom aj spokojnosť vašu) je potrebné ponúkať všetko v prvotriednej kvalite a v sľúbených termínoch. K tomu vám môže pomôcť práve CRM softvér.

 

eWay-CRM je nástroj navrhnutý práve pre tieto účely. Jeho hlavnou výhodou je, že je priamo integrovaný do aplikácie Microsoft Outlook. Vďaka tomu máte k dispozícii jeden jediný nástroj pre evidenciu klientov, dopytov a zákaziek, ktorý vie automaticky evidovať komunikáciu, plánovať schôdzky či úlohy.

 

 

Kontakty

 

Začnime s tým, čo v programe Microsoft Outlook všetci používame - s Kontaktami. Kontakty predstavujú TO miesto, kam ideme pre e-mailovú adresu alebo telefónne číslo, ak chceme komunikovať s obchodným partnerom. Je to TO miesto, kde evidujeme všetkých zákazníkov alebo dodávateľov.

 


Túto databázu chceme mať bezpochyby v poriadku a zdieľanú s kolegami vo firme. Prečo nepoužiť Microsoft Outlook? Samozrejme, to dáva zmysel. Ale ani po hodinách, ba dokonca aj dňoch, kedy ste sa snažili zistiť, akým spôsobom sprístupniť kontaktné informácie v rámci tímu, nie ste bližšie k vášmu cieľu. Dopátrali ste sa k možnosti verejných zložiek, ale nepáči sa vám, že by kolegovia mali prístup úplne ku všetkým vašim kontaktom. Trebárs aj ku kontaktom na vašich priateľov a vašu rodinu. Zamýšľate sa nad tým, prečo jednoducho nejde sprístupniť vašim kolegom len tie kontakty, ktoré k svojej práci potrebujú. Nakoniec po všetkom snažení začínate túto možnosť vzdávať.

 

Ďalšou výzvou je, ako evidovať informácie špecifické pre Váš biznis. Napríklad aké produkty zákazník odoberá, kto vám ho odporučil, stav predaja alebo dátum poslednej komunikácie. Samozrejme bez nutnosti najímať tím programátorov. Zjednodušene povedané chcete mať maximálne flexibilný program Microsoft Outlook.

 

Vitajte v eWay-CRM. eWay-CRM je miestom, kde sú sústredené všetky dôležité kontaktné informácie, ktoré potrebujete mať denne k dispozícii. eWay-CRM vám navyše umožní nastaviť povolenia k jednotlivým kontaktom, takže Vaši zamestnanci sa dostanú len tam, kam im dáte prístup. Kartu klienta si prispôsobíte k obrazu svojmu, odstránite nepotrebné polia a dáte namiesto nich vaše vlastné. Samozrejmosťou je aj dostupnosť všetkých informácií z vášho mobilného zariadenia.

 

 

 

Sledovanie telefónnych rozhovorov a stretnutí

 

Predstavme si situáciu, že niektorý z vašich zamestnancov má za úlohu počas telefonického rozhovoru s jedným z vašich dôležitých zákazníkov, napr. s viceprezidentom spoločnosti XYZ, získať určité informácie. Tieto informácie pre vás nie sú bezpodmienečne dôležité ihneď po skončení telefonického rozhovoru, ale napríklad až za týždeň alebo aj neskôr. Akým spôsobom sa vo vašej firme informácie získané počas telefónnych hovorov odovzdávajú? Ako sa k vám všetky podrobnosti z rozhovoru vášho zamestnanca s viceprezidentom spoločnosti XYZ dostanú? Je bežnou praxou, že si váš zamestnanec robí počas celého rozhovoru poznámky na papier a tie vám potom odovzdá, až si ich od neho vyžiadate? Alebo vám pošle podrobnosti z rozhovoru e-mailom, ktorý potom musíte zložito vyhľadávať vo vašej doručenej pošte? V horšom prípade vám ich oznámi vo chvíli, keď si chcete v kľude vychutnať vašu poobednú kávu. Čo môžete vo všetkých týchto chvíľach s odovzdanými informáciami urobiť, aby ste ich nezabudli? Premýšľate nad tým, prečo ste si zaplatili Exchange server alebo Office 365 a pritom neviete, ako ich v rámci vašej spoločnosti efektívne používať?

 

 

Microsoft Outlook s eWay-CRM je pre vás to správne riešenie, ktoré celý problém s odovzdávaním dôležitých informácií pomôže vyriešiť. Je to jednoduché. Váš zamestnanec v aplikácii Microsoft Outlook počas telefonického rozhovoru zapíše denník: "Telefonický rozhovor s viceprezidentom spoločnosti XYZ. Majú záujem o spoluprácu s našou firmou." V eWay-CRM bude táto informácia automaticky prepojená s kontaktom na viceprezidenta a tiež s firmou XYZ, do ktorej viceprezident patrí. Vo chvíli, keď sa budete chcieť pozrieť na všetky telefónne hovory s viceprezidentom, stačí otvoriť jeho kartu v eWay-CRM a ihneď máte všetko k dispozícii. eWay-CRM vám samozrejme umožňuje prehľadne vyhľadávať a prezerať poznámky z akéhokoľvek telefónneho hovoru a schôdzky bez ohľadu na to, kedy boli vytvorené.

 

Automatické ukladanie e-mailov ku kontaktom

 

 

Tiež máte vašu poštovú schránku denne zahltenú prichádzajúcimi e-mailami? Trávite denne veľa času prechádzaním všetky e-mailovej korešpondencie medzi zamestnancami vašej spoločnosti a vašimi obchodnými partnermi? Hľadáte v rýchlosti pred schôdzkou alebo rokovaním vo vašej prichádzajúcej pošte komunikáciu týkajúcu sa daného klienta? Ak vám tento spôsob vyhovuje, stačí požiadať vašich zamestnancov, aby vkladali vašu e-mailovú adresu ako kópiu alebo skrytú kópiu do každého emailu, a vy budete mať stále prehľad. To je ale dosť desivá predstava, nemyslíte? My pre vás máme iné, lepšie riešenie. Bez nutnosti opúšťať program Microsoft Outlook. Stačí si otvoriť akýkoľvek kontakt a ihneď môžete prechádzať všetku e-mailovú komunikáciu vedenú s kýmkoľvek od vás. Rovnako tak to platí u nášho predchádzajúceho príkladu. Bez toho, aby ste museli opustiť Microsoft Outlook, otvorením karty nášho viceprezidenta získate prehľad o akejkoľvek komunikácii, ako sú e-maily, poznámky, informácie o telefónnych hovoroch aj schôdzkach.

 

Plánovanie Ďalších krokov

 

 

Potrebujete vytvoriť úlohu alebo pridať udalosť do kalendára, ktorá sa týka práve skončeného rozhovoru alebo stretnutia? Zostaňme ešte u nášho viceprezidenta. Ten sa chce za pár týždňov po telefonickom rozhovore spojiť priamo s vami a prebrať detaily. Váš zamestnanec preto ihneď po skončení hovoru vytvorí úlohu a tú vám pridelí. Keď počas nasledujúcich dní túto úlohu otvoríte, automaticky sa dostanete aj k poznámkam a podrobnostiam z telefónneho  hovoru s viceprezidentom tak, ako je váš zamestnanec zaznamenal. Teraz sa s ním už stačí len spojiť.

 

Spoločnosti

 

Chceli by ste mať možnosť kedykoľvek nahliadať do histórie komunikácie (e-mailov, telefónnych hovorov, dokumentov atď.) s vašim zákazníkom? Zaujíma vás komunikácia medzi vašou spoločnosťou a partnerskou spoločnosťou z globálneho pohľadu alebo by ste chceli mať k dispozícii len prehľad komunikácie s konkrétnou osobou?

 

 

 

Vďaka modulu Spoločnosti môžete kedykoľvek ku konkrétnemu kontaktu pripojiť e-mail, dokument či denník. Všetko je automaticky prepojené, rovnaký e-mail, dokument a denník nájdete ako na karte konkrétneho kontaktu, ktorý patrí k danej spoločnosti, tak i priamo na karte danej spoločnosti.

 

 

Sledovanie predaja a dodávok v eWay-CRM

 

Skôr, než sa rozhodnete pre eWay-CRM ako CRM nástroj, ktorý budete používať vo vašej spoločnosti, je nutné, aby ste dokázali správne popísať všetky procesy prebiehajúce vo vašej firme. A začnite od základov.

 

Spoločne sa teraz pozrime na rysy, ktoré sú viac-menej spoločné pre všetky podniky. Vo všetkých odboroch, bez ohľadu na to, v čom podnikáte, musíte produkt či službu predať a následne dodať. Aké jednoduché. Väčšina CRM softvérov sa snaží pokryť oba vyššie popísané procesy. Problém spočíva v tom, že tieto procesy sú príliš všeobecné a nemusia úplne vyhovovať potrebám vášho podnikania.

 

Obchod

 

Pracujeme, napríklad, s významnou advokátskou kanceláriou, ktorá sa špecializuje na jedinečnú oblasť práva. Potenciálni klienti tejto firmy sú spracovávaní priamo jednotlivými právnymi zástupcami. Predajným procesom tejto advokátskej kancelárie je "telefónny hovor, e-mail alebo osobné stretnutie". Je to rýchle. Za pár minút môže byť rozhodnuté, či bude z potenciálneho klienta klient skutočný, alebo sa rozhliadne po inej advokátskej kancelárii.

 

 

Naproti tomu spolupracujeme aj s firmou poskytujúcou IT riešenia. Proces predaja je pre túto firmu značne odlišný. Ak sa zamyslíme rovno nad možnosťou využitia eWay-CRM, tak by sme mohli popísať proces nasledovne:

 

  1. Obchodný zástupca si dohodne osobné stretnutie s potenciálnym zákazníkom.

 

  1. Na stretnutí spolu preberú požiadavky zákazníka a možnosti, akými je IT firma schopná tieto požiadavky najlepšie splniť.

 

  1. Po návrate zo stretnutia zadá obchodný zástupca všetky potrebné informácie získané v priebehu jednania do eWay-CRM a pre zákazníka vytvorí návrh riešení. Následne zašle návrh e-mailom zákazníkovi a súčasne ho uloží do eWay-CRM. eWay-CRM potom automaticky vygeneruje úlohu, ktorá obchodnému zástupcovi v priebehu niekoľkých dní pripomenie, že má zákazníka kontaktovať.

 

  1. Následné vyjednávania prostredníctvom e-mailu alebo telefonických rozhovorov môžu trvať dni alebo týždne.

 

  1. Nakoniec sa obe spoločnosti úspešne dohodnú na spolupráci a zahája sa dodávky dohodnutých produktov a služieb.

 

 

eWay-CRM môže pomôcť v oboch vyššie popísaných príkladoch. Dokáže splniť rozdielne potreby a nároky. Pri rozhodovaní ako najlepšie popísať svoje predajné procesy vám odporúčame zvážiť nasledujúce. Zatiaľ čo základným procesom v každom podnikaní je premena potenciálnych obchodov/zákazníkov na obchody/zákazníkov skutočných, je nutné, aby ste sa rozhodli, či pre vás bude výhodnejšie rozdeliť váš predajný proces do niekoľkých jednotlivých, samostatne popísaných fáz. Týmto rozdelením získate možnosť:

 

  1. Získať pohlaď na potenciálne obchody/zákazníkov podľa fázy procesu, ktorý vám umožní získať globálny pohľad na vaše obchody v ktoromkoľvek časovom okamžiku.

 

  1. Automaticky previesť špecifický úkon pre konkrétny posun v rámci procesu ako je napríklad prechod z jednej fázy procesu do druhej.

 

Ak sa teraz zamyslíte nad vašim štandardným predajným procesom, podobá sa viac popísanému príkladu s advokátskou kanceláriou alebo so spoločnosťou poskytujúcou IT riešenia?

 

 

Zákazka / Projekt

 

Akonáhle je predaj dohodnutý, prichádza chvíľa pre jeho uskutočnenie. Akýkoľvek dohodnutý tovar a služby musia byť dodané v konkrétnom termíne v požadovanej kvalite a v množstve podľa dohody.

 

Ak môžete dodávky vašich produktov alebo služieb rozdeliť do jednotlivých etáp, potom budete môcť využiť možnosti modulu Projekty.

 

V module Projekty si môžete nadefinovať váš špecifický realizačný proces. Jednoducho stanovíte body, ktoré majú byť realizované v každej fáze procesu dodávky. Pre vás a celý váš tím bude potom veľkou výhodou, že sa určité akcie môžu uskutočniť automaticky samé vo chvíli, keď posuniete projekt z jednej fázy do druhej. Napríklad ste na začiatku novej zákazky a potrebujete členom svojho tímu zaslať informačný e-mail so všetkými detailmi o predaji a o krokoch, ktoré je v rámci nového projektu potrebné urobiť. Navyše by sa vám mohlo hodiť, keby sa automaticky vygeneroval a priradil rad preddefinovaných jednotlivých úloh, ktoré sú vždy rovnaké pre všetky vaše projekty. Jednoducho tak zabránite tomu, že váš tím v priebehu procesu dodávky niečo zabudne a vy potom budete musieť celú situáciu so zákazníkom riešiť. V neposlednom rade nemôžeme zabudnúť na e-mailovú komunikáciu, záznamy v kalendári, poznámky zo schôdzok a zápisy z telefónnych rozhovorov a ďalšie neočakávané úlohy. Všetky tieto informácie budú prepojenú s projektom tak, aby boli jednoducho k dispozícii vášmu tímu po celú dobu priebehu tohto projektu. S tým všetkým vám eWay-CRM pomôže.

 

 

Teraz si predstavte, že prevádzkujete železiarstvo. Doručovanie, hoci je to v tomto prípade akokoľvek prehnaný výraz, je pre vás pultový predaj tovaru na vašej predajni. Zákazník si z vašej ponuky vyberie napríklad kladivo. Vy mu ho s radosťou predáte a on vám zaň zaplatí požadovanú čiastku. Ak je pre vás zákazka iba o výdaji tovaru, modul Projekty pravdepodobne využívať nebudete. eWay-CRM našťastie umožňuje nepotrebné moduly schovávať, takže i v tomto prípade si systém nastavíte presne pre vaše podnikanie. Modul si aktivujete až po čase, keď budete chcieť napríklad riadiť interné projekty.

 

 

 

<< Späť